Un conteneur qui entre dans un dépôt change de garde. Celui qui le remet cesse d'en répondre, celui qui le reçoit commence à en répondre. Entre les deux, il y a un document : l'EIR, pour Equipment Interchange Receipt — le bon d'interchange.
Il tient sur une page. Il est signé en trois minutes sur l'aire d'entrée, souvent sans qu'on s'y attarde. Et c'est pourtant la seule pièce qui permettra, six mois plus tard, de trancher une question simple : cette déchirure de panneau, elle était là avant, ou pas ?
Ce qui doit y figurer
Un EIR exploitable enregistre au minimum :
- le numéro du conteneur au format ISO 6346, ses quatre lettres et ses sept chiffres, chiffre d'autocontrôle compris ;
- le type et la taille — un 40 pieds High Cube ne se relève pas comme un 20 pieds dry ;
- la date et l'heure du mouvement, et son sens : entrée ou sortie ;
- le transporteur et l'immatriculation du véhicule ;
- l'état constaté, structure par structure : portes, panneaux latéraux, pavillon, plancher, longerons, joints ;
- les avaries relevées, situées et qualifiées, idéalement avec des photos datées ;
- la présence ou l'absence de scellé, et son numéro le cas échéant ;
- pour un reefer, la température de consigne et l'état du groupe froid.
Ce qui manque le plus souvent, c'est la localisation précise des avaries. « Choc paroi gauche » ne vaut pas grand-chose. « Enfoncement de 12 cm, paroi gauche, deuxième panneau depuis les portes, à mi-hauteur » se vérifie.
Pourquoi l'état constaté à l'entrée est décisif
La logique est simple : ce qui est relevé à l'entrée n'est pas imputable au dépôt. Ce qui apparaît entre l'entrée et la sortie l'est. L'EIR d'entrée est donc autant une protection pour le dépôt que pour le client — il fige un état à un instant donné, contradictoirement.
D'où une conséquence pratique que beaucoup découvrent trop tard : un EIR d'entrée bâclé nuit d'abord à celui qui dépose. S'il ne mentionne pas une avarie préexistante, elle sera découverte à la sortie, et il faudra alors démontrer qu'elle est antérieure. Sans document, c'est une discussion sans arbitre.
L'articulation avec la réparation
L'EIR ne décide de rien. Il constate. C'est l'inspection qui, ensuite, qualifie chaque avarie et chiffre la remise en état — et c'est l'armateur ou le propriétaire du conteneur qui décide si la réparation se fait. Un dépôt sérieux ne répare jamais sur la seule foi d'un EIR : il inspecte, il estime, il soumet, il attend l'accord.
Mais sans EIR, l'inspection n'a pas de point de départ. On ne sait plus de quand datent les dommages, donc on ne sait plus qui les prend en charge.
Le garder accessible
Un EIR archivé dans un classeur qu'il faut appeler pour consulter n'est utile qu'à moitié. La vraie valeur du document vient de sa disponibilité au moment où la question se pose — le plus souvent des semaines après le mouvement, quand personne ne se souvient plus des détails.
C'est précisément ce que doit permettre un espace client : retrouver l'EIR d'un conteneur donné, à sa date, sans passer un appel.